Dienstag, 14 Uhr. Ihr naechster Patient erscheint nicht. Wieder ein No-Show — der dritte diese Woche. 30 Minuten Behandlungszeit, die Sie nicht abrechnen koennen. Gleichzeitig steht auf Ihrer Warteliste ein Patient, der dringend einen Termin braucht, aber keinen bekommen hat. Ihr Rezeptionsteam hat heute Morgen 2 Stunden damit verbracht, die Termine fuer naechste Woche zu koordinieren — inklusive 15 Anrufe bei Patienten, die nicht rangegangen sind.
Die typischen Probleme
- 25% No-Show-Quote — jeder ausgefallene 20-Minuten-Slot kostet 25-40 EUR Umsatz
- Rezeptionsteam verbringt 50% der Arbeitszeit mit Terminkoordination statt Patientenbetreuung
- Rezept-Annahme laeuft per Post, Fax oder persoenlicher Abgabe — umstaendlich und zeitraubend
- Wartelisten werden manuell gefuehrt — wenn ein Termin ausfaellt, bleibt der Slot oft leer
Die Zahlen sprechen fuer sich
Die Loesung: KI-Chatbot fuer Physiotherapie-Praxen
Der ChatPro AI Chatbot fuer Physiotherapeuten ist Ihr digitaler Praxismanager. Er bucht Serientermine, erinnert Patienten automatisch, fuellt No-Show-Luecken aus der Warteliste und nimmt Rezepte digital entgegen. Ihr Rezeptionsteam hat endlich Zeit fuer die Patienten.
Serien-Terminbuchung
Patient hat 6x KG verordnet? Der Bot bucht alle 6 Termine in einem Flow: bevorzugte Tage, Uhrzeiten, Therapeut. Keine 6 einzelnen Telefonate mehr.
Automatische Erinnerung + Absage
24 Stunden vor dem Termin: WhatsApp-Erinnerung mit Bestaetigen/Absagen-Button. Bei Absage wird automatisch der naechste Patient von der Warteliste benachrichtigt.
Rezept-Upload
Patienten fotografieren ihr Rezept und laden es per Chat hoch. Ihre Rezeption prueft digital und bestaetigt — kein Umweg ueber die Praxis noetig.
Wartelisten-Automatik
Faellt ein Termin aus, werden Wartelisten-Patienten automatisch benachrichtigt: Morgen 15:30 ist ein Slot frei — moechten Sie den Termin? First come, first served.
Was bringt das finanziell?
"Unsere No-Show-Quote ist von 24% auf 7% gefallen. Das allein hat sich schon nach 2 Wochen gerechnet. Und meine Rezeptionistin hat endlich wieder Zeit, Patienten vernuenftig zu empfangen."
So funktioniert die Einrichtung
Schritt 1: Praxis-Briefing (Tag 1-2)
Wir erfassen Ihre Behandlungsarten, Therapeuten, Terminraster und haeufigsten Patienten-Anfragen. Besonderer Fokus auf Serien-Logik und Wartelisten-Prozess.
Schritt 2: Praxis-Training (Tag 3-10)
Der Bot lernt Ihr Terminraster, Therapeuten-Verfuegbarkeit, Behandlungsarten und Abrechnungslogik. Wir richten Serien-Buchung, Erinnerungen, Rezept-Upload und Wartelisten-Automatik ein.
Schritt 3: Go-Live (Tag 11-14)
Launch auf Website und WhatsApp. Die ersten 2 Wochen werden Erinnerungs-Timing und Wartelisten-Logik basierend auf echten Daten optimiert. 4 Wochen Feintuning inklusive.
Haeufig gestellte Fragen
Kann der Bot Serientermine buchen?
Ja. Der Patient gibt an: 6x Krankengymnastik, bevorzugt Di/Do nachmittags, bei Therapeutin Mueller. Der Bot findet die 6 besten Slots und bucht sie in einem Flow.
Was kostet der Chatbot fuer Physiotherapeuten?
Ab 249 EUR/Monat. Allein die Reduktion der No-Shows bringt ca. 2.380 EUR Mehrumsatz pro Monat — fast das 10-fache der Kosten.
Funktioniert das mit unserer Praxis-Software?
Ja. Wir integrieren gaengige Systeme wie Theorg, DMRZ, Medifox oder Starke Praxis. Termine werden direkt synchronisiert.
Wie funktioniert der Rezept-Upload?
Der Patient fotografiert sein Rezept und sendet es per Chat oder WhatsApp. Ihre Rezeption erhaelt das Bild im Dashboard und prueft die Verordnung.
Kann der Bot auch Uebungen verschicken?
Ja. Nach der Behandlung kann der Bot dem Patienten seine Uebungsanleitungen als PDF oder Video-Link senden.
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